Een van de sleutels in de aanpak om tot zo’n groot systeem te komen, ligt in de manier waarop de data van culturele archieven worden aangeboden. Archiving the Present is een initiatief om culturele archieven te helpen om hun data aan te bieden als Linked Open Data (LOD). Op die manier kan veel makkelijker en automatisch verbinding worden gelegd met andere data. Het onderzoek van Archiving the Present richt zich daarnaast op hoe archieven kunnen publiceren in verschillende vormen - van websites tot PDF's en zelfs gedrukte boeken. Want soms is een ouderwets boek nog steeds de beste manier om informatie voor de toekomst te bewaren.

Met hun aanpak bouwen de initiatiefnemers van het project niet alleen een brug tussen het verleden en het heden, maar bereiden ze culturele archieven ook voor op de toekomst. Ze maken cultureel geheugen toegankelijk voor iedereen, of je nu een ervaren onderzoeker bent of gewoon nieuwsgierig naar de verhalen die onze archieven te vertellen hebben.

Met subsidie uit het programma Innovatielabs heeft Archival Consciousness eerder Biblio-graph-Publish ontwikkeld in samenwerking met Framer Framed, als onderdeel van het project The New Social. Met subsidie uit Innovatielabs #2 is deze tool verder geoptimaliseerd, zodat culturele archieven deze kunnen inzetten om zelf publicaties te maken. Deze publicaties bestaan uit queries, geformatteerd als hoofdstukken, die steeds bijgewerkt kunnen worden door de query opnieuw uit te voeren en de dataset te actualiseren. Het resultaat is een complete, afdrukbare catalogus van het archief, beschikbaar in verschillende formaten: een PDF geschikt voor offsetdruk, een lichte PDF voor online distributie en offline lezen, en een bijbehorende website. Door deze diversiteit aan formaten en distributiemethoden wordt het archief toegankelijker voor een breed publiek.

Om het probleem van ontoegankelijke en moeilijk vindbare collecties, die vaak verborgen zijn achter een zoekveld, op te lossen, is Biblio-Graph ontwikkeld. Deze tool maakt gebruik van netwerkvisualisaties om bibliotheek- en archiefcollecties visueel te maken. Gebruikers kunnen hierdoor eenvoudig van de ene naar de andere referentie navigeren en op een nieuwe manier door de data dwalen.

Voor fysieke collecties is de Mobile Archive Unit ontwikkeld, een geavanceerd digitalisatie-station voor het vastleggen van archiefmaterialen. Inmiddels zijn er al meerdere units geïnstalleerd, zoals bij de Jan van Eyck Academie. De door de Mobile Archive Unit gedigitaliseerde items worden direct gepubliceerd op biblio-graph.org en jve.biblio-graph.org. Deze unit synchroniseert met bestaande databases en websites en wordt regelmatig bijgewerkt met nieuwe data die dagelijks door archieven wordt geproduceerd.

In samenwerking met Framer Framed organiseerde Archival Consciousness een workshop van vier werksessies voor archivarissen die werken bij uiteenlopende culturele archieven. Naast het delen van de Archiving the Present-methode, bood de workshop de deelnemers de mogelijkheid om nieuwe relaties op te bouwen die hopelijk eraan bijdragen dat ons cultureel geheugen zichtbaarder en toegankelijker wordt voor een breed en digitaal georiënteerd publiek.

Het Archiving the Present project vult een leemte in de informatie-infrastructuur van de culturele sector. Ook voor niet-technische gebruikers biedt het archiveringssysteem inzicht in hoe data werken in onze digitale wereld. Gebruikers zien hoe gegevens worden verzameld, hoe ze worden gebruikt, en hoe ze door de digitale wereld reizen. Dit maakt het archief niet alleen een opslagplaats, maar ook een educatieve omgeving voor datageletterdheid.