Dit artikel is geschreven in opdracht van het programma Innovatielabs, dat op zichzelf een experiment en leertraject is voor fondsen en de culturele en creatieve sector. Gedreven vanuit vragen als ‘hoe kan kennisuitwisseling onder toegekende initiatieven de gezamenlijke innovatiekracht versterken?’ en ‘hoe leidt financiering niet alleen tot een eindproduct, maar ook tot herhaalbare tools en kennis waar de sector als geheel op verder kan bouwen?’, verkent het programma hoe subsidiëring kan bewegen van een focus op alleen uitkomst en resultaat, naar een focus op proces en herhaalbaarheid in andere contexten.

De keuze om in eerste instantie initiatieven onderling kennis te laten delen in een afgesloten omgeving, is mede genomen om de drempel te verlagen. Kennis delen en kwetsbaarheid gaan namelijk hand in hand: het proces vraagt eerst om binnen een team of netwerk van partners afspraken te maken en elkaar te leren vertrouwen.

Om de kwetsbaarheid van het proces niet aan te tasten, is ervoor gekozen om initiatieven in dit artikel niet bij naam te noemen. In plaats daarvan worden inzichten rond vragen gebundeld waar innovatie-initiatieven in de opstartfase mee te maken krijgen – vanuit het vertrekpunt dat subsidieverstrekkers zelf leren hoe gefinancierde initiatieven verbonden kunnen worden tijdens de ontwikkeling, en kennis en innovatieve toepassingen of tools breed van waarde kunnen worden.

De opstartfase van Innovatielabs
In de eerste reflectieverslagen hebben de Innovatielabs-initiatieven afwegingen, inzichten en eerste stappen gedeeld met mede-initiatieven. Hieruit is op te maken dat elk project net een ander startpunt heeft. Sommige projectteams bouwen op een bestaand initiatief en hebben al een organisatiestructuur en werkwijze staan. Het innovatieproces vindt in dit geval plaats naast de dagelijkse bestaande werkzaamheden. De uitdaging is dan om de specifieke doelstellingen en werkzaamheden voor Innovatielabs in te passen in de bestaande basis, zodat onderzoeksvraag en -doel niet uit zicht verdwijnen. Andere initiatieven, zoals nieuw gevormde consortia, moeten de samenwerking nog vormgeven.

In essentie komt dit neer op een schijnbaar simpele vraag. Wie gaat wat doen, en hoe stemmen we dat met elkaar af? Een uitdaging is echter het vinden van gezamenlijkheid, terwijl er vaak sprake is van verscheidenheid in organisatievormen bij partners. Organisaties kunnen variëren van klein en agile tot groot en hiërarchisch.

Een andere uitdaging waar initiatieven mee te maken hebben, en die in veel ontwikkel- of innovatietrajecten voorkomt, is dat een compact team de kar trekt. Dit betekent dat bij aanvang scherpe keuzes moeten worden gemaakt. Welke stappen en investeringen zijn voor nu belangrijk en welke kunnen we later oppakken? Initiatieven deelden vanuit hun ervaringen enkele handvatten om met deze uitdagingen om te gaan.

Zorg ten eerste voor regelmatige meetings met een duidelijke agenda. Waar beleg je wat – en hoe zorg je dat je effectief, dus niet onnodig, samenkomt? Door dit te definiëren zorg je voor een duidelijke heartbeat voor een consortium. De initiatieven kiezen onder meer voor wekelijkse of tweewekelijkse laagdrempelige meetings met een kerngroep – met aandacht voor voortgang, actuele uitdagingen en kansen. Deze zijn te combineren met maandelijkse meetings waar een grotere groep samenkomt, bijvoorbeeld om inhoudelijke keuzes te maken of beslissingen op hoofdlijnen te nemen. Kleinere teams kunnen ervoor kiezen om een goed ritme voor bijeenkomsten te vinden door te doen, en vervolgens bij te stellen.

Ten tweede is het van belang om rollen en taken van de mensen die dagelijks aan het initiatief werken goed te verdelen – en prioriteiten vast te leggen. Wat is wanneer nodig, om te realiseren wat we willen bereiken? En als er beslissingen nodig zijn, waar worden die genomen, en door wie? Door dit onderdeel te maken van een formele afsprakenstructuur kan een uitvoerend kernteam effectief werken en schakelen met inhoudelijk betrokkenen, zoals een programmacommissie, wanneer nodig. Heb je een afsprakenstructuur staan waar alle partijen akkoord mee zijn, dan kun je deze vastleggen in een contract zodat de verwachtingen en verplichtingen voor iedereen gedurende het hele traject helder zijn. Door in traject en afspraken de nadruk te leggen op gemene delers en zowel ambities als verwachtingen te bepalen, zorg je dat het voor alle partijen inzichtelijk is welke winst er te behalen is en welke commitment hiervoor is vereist.

Ten derde is de keuze voor digitale tools een belangrijk onderdeel van de gedeelde ruimte voor samenwerking. Een organisatie gebruikt vaak eigen tools, maar welke kies je als consortium? En wie heeft toegang tot wat? Voorbeelden van tools die Innovatielabs-initiatieven gebruiken voor samenwerking zijn The Good Cloud, een open alternatief voor cloudopslag, en voor teamcommunicatie Miro, Signal, Slack, Asana en Discord. Typeform is een surveytool die kan helpen om informatie op te halen bij stakeholders en experts in de beginfase. Mensen in een bredere kring op de hoogte houden doen initiatieven onder meer via nieuwsbrieven verstuurd met Mailchimp.

Inhoudelijk kader
Naast het vormgeven en inrichten van de samenwerking op praktisch niveau, is ook het bepalen van een inhoudelijk kader bij aanvang van belang. Ten eerste zorgt dit ervoor dat je makkelijker aan kan sluiten bij bestaande kennis. Ga je bijvoorbeeld met meerdere organisaties een digitaal ontwikkeltraject in, dan kan het focusmodel van DEN helpen bij het creëren van inzicht. Waar sta je in je digitale transformatie? En hoe creëer je een digitale strategie, waarbij je stapsgewijs alle onderdelen van je organisatie meeneemt. Wil je de publieksbeleving in de culturele sector onderzoeken of daar toepassingen voor ontwikkelen, dan biedt het Doelgroepenmodel van Rotterdam Festivals een goed fundament. Door in deze beginfase tijd te investeren in het verzamelen van bestaande kennis en het inwinnen van expertise, zorg je dat de kennis die je opdoet ook weer terug kan vloeien naar bestaand onderzoek.

Een inhoudelijk kader kan ten tweede bijdragen aan eenduidigheid in presentatie van kennis en ontwikkeling van programma’s. Thema’s kunnen bijvoorbeeld inspanningen van het team, publicaties, exposities, films maar ook werk aan technologie samenbrengen. En wanneer je keuzes moet maken voor digitalisering van objecten, dan kun je kiezen voor losse topstukken – maar interessanter en toekomstbestendiger is het om inhoudelijke categorieën te bepalen van waaruit je prikkelende, overkoepelende verhalen kunt gaan presenteren.

Om het inhoudelijk kader te definiëren kunnen Innovatielabs-initiatieven gebruikmaken van de ondersteuning van lectoren Walter van Andel, Jeroen van den Eijnde, Sabine Niederer en Paul Rutten – en dat hebben ze in de eerste maanden ook gedaan. Zo is onder meer meegedacht bij het definiëren van een goede beginvraag, zijn methodes gedeeld, is een initiatief verbonden met relevante personen, en heeft Paul Rutten in een blogpost het innovatieproces in perspectief geplaatst.

Technologie duurzaam ontwikkelen
Meerdere Innovatielabs-initiatieven werken aan de ontwikkeling van technologie. Denk hierbij aan digitalisering van archieven, hybride publieksbeleving en -bereik, en ontwikkeling van toepassingen voor specifieke sectoren als de huizenmarkt. Grote uitdaging in de opstartfase van ontwikkeling van technologie is het waarborgen van duurzaamheid, zodat ontwikkeling en onderhoud van de technologie ook na Innovatielabs gewaarborgd is.

Vragen waar initiatieven rekening mee houden zijn bijvoorbeeld hoe je omgaat met licenties en copyright; hoe je omgaat met de ontwikkeling van nieuwe versies, bijvoorbeeld als besturingssystemen hun ondersteuning voor een versie laten vallen; hoe je rekening houdt met wereldwijde ongelijkheid in toegang tot het internet; hoe je alle data, producten en tools toegankelijk maakt; en hoe je in het geval van open source-projecten zorgt dat ze niet verlaten worden en goede documentatie creëert zodat anderen op het project voort kunnen bouwen.

Zeker in het geval van snel veranderende, specifieke en technische kennis – die maar bekend is bij één of enkele mensen in het project – is heldere documentatie van belang. Niet alleen om een open source-project goed te kunnen delen met anderen, maar ook om binnen een team efficiënt samen te kunnen werken. De één moet kunnen bouwen op het werk van de ander. Dit vraagt van het ontwikkelteam dat zij scherp blijft in het documenteren van stappen en in het scheiden van hoofd- en bijzaken.

Inmiddels zijn er al enkele digitale tools vanuit de initiatieven zelf beschikbaar of kun je de ontwikkeling ervan volgen, waaronder The Hmm Livestream-tool, de Future Materials Bank waar makers materialen kunnen delen die helpen bij de transitie naar een duurzamere artistieke praktijk, en de hybride ervaring Counter Consideration die te beleven was op STRP.

Twan Eikelenboom (zelfstandig schrijver en adviseur) schreef dit artikel in opdracht van het Stimuleringsfonds Creatieve Industrie en CLICKNL.