In de creatieve en culturele sectoren is het gebruikelijk om te werken van voorstelling naar voorstelling, film naar film, opening naar opening, opdracht naar opdracht, of in het geval van meerjarige financiering van termijn naar termijn. Er worden plannen gemaakt, projecten uitgevoerd en afgerond. Waarna de cyclus zich herhaalt. Zo is subsidiëring ook grotendeels ingericht: met resultaten en impact bij voorkeur zo helder mogelijk vanaf de start.

Een gevolg van deze aanpak is dat een project kan worden ontwikkeld en gefinancierd vanuit de aanname dat er behoefte en draagvlak is om dat idee te omarmen. Maar heeft een wijk wel behoefte aan die oplossing om de sociale cohesie te vergroten? Heeft een sector wel behoefte aan dat nieuwe businessmodel? En hebben makers wel behoefte aan die nieuwe technologie of tool?

Juist het uitvinden hoe je mensen verder kunt helpen en ze durven te betrekken bij een ontwerp- of ontwikkelproces, is daarom wat centraal zou moeten staan om echt meerwaarde te creëren voor sector en samenleving. Vraagstukken aangaan vanuit betrokkenheid en leren wat er echt speelt, is belangrijker dan een vooraf bedacht eindresultaat.

Andere werkwijze
Ruimte creëren om te kunnen bouwen aan betrokkenheid en te leren tijdens het proces, vraagt een andere werkwijze in de creatieve en culturele sectoren. Zo is het goed als creatieven en organisaties niet enkel ideeën vooraf bedenken van een afstand, maar ideeën iteratief kunnen toetsen en aanscherpen om zo uiteindelijk tot een creatieve oplossing te komen die iemand echt verder helpt.

Onderliggend vraagt dit van beleidsmakers en financiers dat zij niet langer eisen dat projecten van tevoren harde uitkomsten definiëren, maar meer belang hechten aan het innemen van een positie in de samenleving en het (leer)proces dat daarvoor nodig is.

Meebewegen
Nu de opstartfase achter de rug is, komen binnen het programma Innovatielabs vragen aan de orde die raken aan dit thema van betrokkenheid. Biedt het programma voldoende ruimte om het proces bij te sturen als er nieuwe inzichten zijn of als er iets onverwachts gebeurt? En zo ja, voelen de deelnemers dat die ruimte er is?

Coaches Sophie Heijkoop en Lars Brouwer constateren dat als een project vastloopt, de zorgen vooral gericht zijn op de reactie van de subsidiegevers ('Voldoet ons plan nog wel aan de subsidie-eisen')? Terwijl het meebewegen met nieuwe ontwikkelingen en inzichten juist noodzakelijk is om innovaties te laten 'landen' in de sector en/of samenleving. Leren hoe je wendbaar kunt zijn en bijsturen is juist wat van waarde is voor Innovatielabs.

Wat vaak gevoeld wordt als een moment van tegenslag, is meestal een kantelpunt en hét moment om kritisch te reflecteren. De vraag zou dan ook moeten zijn: werkt hetgeen dat we vooraf hebben bedacht of zijn we tot nieuwe inzichten gekomen? Indien het laatste: neem die andere afslag, leer daarvan, en deel je lessen zodat anderen er ook van kunnen leren.

Open leeromgeving
Als onderdeel van het kennis & community programma organiseerde Innovatielabs in het tweede kwartaal dan ook een werksessie met het thema ‘Durf van richting te veranderen’. De workshop, die was ontwikkeld door de coaches in samenwerking met Veerle Spronck (associate lector Hogeschool voor de kunsten Utrecht), had als doel om het bewustzijn te vergroten dat we vaak in bepaalde structuren werken. De deelnemers wisselden ideeën uit over hoe je iets anders aan kunt pakken dan je altijd al doet, bijvoorbeeld omdat je vastloopt of om je blik te verbreden.

Met het kennis & community programma wil Innovatielabs deelnemers aanmoedigen om te leren van en met elkaar, dus óók (of misschien wel vooral) van elkaars ‘mislukkingen’. Zoiets vraagt om een open leeromgeving, waarin kwetsbaarheid normaal is en gelijkwaardigheid wordt nagestreefd. Tot nu toe laten de werksessies zien dat ontmoeting en gesprek goed werken als medium voor een open uitwisseling. Dit in tegenstelling tot de afgeschermde online omgeving (de community portal) waar de deelnemers weliswaar informatie met elkaar delen, maar vrijwel niet het gesprek met elkaar aangaan.

De uitvoerders van het programma Innovatielabs streven ernaar om actief bij te dragen aan de open leeromgeving. Tijdens de werksessies bevindt het projectteam zich dan ook niet naast de tafels, maar doet mee. De gedachte hierachter is dat het programma wordt uitgevoerd als een op zichzelf staand ‘lab’, dus in wisselwerking mét de deelnemers, en op die manier waardevolle kennis en inzichten kan opleveren voor de sector in het algemeen en subsidiegevers in het bijzonder.

Met elkaar creëren
Ook binnen de Innovatielabs-projecten zelf wordt nadrukkelijk samengewerkt met de (beoogde) doelgroep(en) om uit te vinden wat werkt, of niet, om daarvan te leren. Zo heeft een van de projecten een event-format ontwikkeld, waarin zij expliciet benoemen dat er geen verschil is tussen deelnemer en toeschouwer. In de ontwikkelfase waken ze ervoor dat alle belangen worden gediend.

Andere projecten stuiten in de ontwikkelfase op fundamentele vragen, waarvoor de enige oplossing een (hernieuwde) uitwisseling is met de groepen voor wie hun innovatie is bedoeld. Zo leerde een van de projecten hoe belangrijk het is om de achterban te blijven raadplegen. Door de achterban actief op te zoeken en de wensen en behoeften te inventariseren ('Wat vinden jullie belangrijk? Wat spreekt jullie aan?’), kunnen organisaties beter inspelen op bijvoorbeeld iemands motivatie om een culturele instelling te bezoeken en/of te doneren.

Werken vanuit gelijkwaardigheid
Een ander project leerde over het belang van bestaande gemeenschappen, om de beoogde doelgroepen te vinden en betrekken. In de afgelopen maanden hebben zij ervaren hoe waardevol het is om samen te werken met sleutelfiguren met een groot bereik binnen deze communities. Het is dan wel de kunst om een gelijkwaardige uitwisseling te creëren, waarbij alle betrokkenen hun autonomie behouden. Het gevoel van eigenaarschap is namelijk een belangrijke drijfveer voor iemand om ergens tijd en moeite in te investeren.

Ook in het werken met makers blijkt het goed om niet te sturen op uitkomsten die van tevoren zijn bedacht, maar om gelijkwaardigheid en het onverwachte ruimte te geven. Ook al krijg je daardoor het gevoel dat het project niet snel genoeg gaan. De initiatiefnemer van een van de projecten concludeert in zijn tussentijdse reflectie: ‘[H]oewel we [...] zeker een slag hebben kunnen maken, blijft het uiteindelijk toch het creatieve eindproduct van de artiest. Hij of zij moet zich daar vertrouwd mee voelen en zich daarin kunnen blijven herkennen en dat stelt direct ook grenzen aan de inzet en het gebruik van echt innovatieve toepassingen. We hebben dus moeten erkennen dat de stapjes die we kunnen zetten kleiner zijn dan gehoopt.’

Proces en resultaat
Betrokkenheid en het toelaten van nieuwe inzichten, betekent dus dat vooraf bedachte resultaten soms op losse schroeven komen te staan. Het leerproces kan leiden tot nieuwe inzichten en vraagt ruimte om ideeën bij te kunnen sturen. Tegelijk kan juist in grotere samenwerkingen het helder definiëren van verwachtingen, resultaten en rollen een goede stip op de horizon bieden – zoals we in de eerste update deelden. Het maakt duidelijk waar eigenaarschap is belegd, waar je als delen van een collectief naartoe werkt, en wat er van wie wordt verwacht. Beiden, proces én resultaat, hebben een functie in ontwikkeling en uitvoering van een initiatief.

In de opstartfase van een innovatieproject de balans vinden tussen proces- en resultaatgerichtheid kan bijvoorbeeld door een vraagdefinitie die niet uitgaat van aannames over betrokkenen; het inrichten van een proces dat ruimte biedt voor het bouwen aan betrokkenheid en het openstaan voor nieuwe inzichten; en beoogde resultaten die niet zozeer bepalen wat je op gaat opleveren, maar ingaan op de beweging die je wilt bewerkstelligen in veld of samenleving – en hoe je samen met betrokkenen een technologie, tentoonstelling of ander product ontwikkelt en inzet als een middel.

Wees je bewust van het proces
Tegelijkertijd blijkt tijdens de uitvoering dat de bubbel van het programma Innovatielabs geen vacuüm is. Het is een feit dat sommige projecten vanuit meerdere kanten financiering ontvangen, waardoor ze alsnog verplicht zijn om vooraf gestelde resultaten op te leveren. Ook hebben de uitvoerende projectteams te maken met bestaande werkwijzen, van een of meer organisaties. Dat maakt het soms uitdagend om op basis van nieuwe inzichten, die ontstaan vanuit betrokkenheid, bij te sturen.

In plaats van een volledige focus op procesgericht werken, is het daarom als projectteam goed om vooral procesbewust te werken. Dit betekent ten eerste dat je bij kunt en durft te sturen als inzichten of onverwachte situaties daarom vragen. Ga er namelijk maar vanuit dat bijsturen vroeg of laat nodig is.

Zo ontstond bij een project, dat werkt aan de ontwikkeling van technologie, het besef dat de wensen toch iets meer van de software vragen dan op dit moment mogelijk is. Een ander project werd onverwacht geconfronteerd met veranderingen in het team. In zijn reflectieverslag schrijft de kartrekker van dit project: ‘[Er zijn] flinke wisselingen van de wacht geweest. Een nieuwe directie en een bijna totaal nieuwe staf dwong ons pas op de plaats te nemen. Tegelijkertijd was het ook een perfect moment om weer terug naar de tekentafel te gaan.’

Ten tweede is het voor procesbewust werken van belang dat het uitvoerende team vertrouwen heeft en krijgt. Kan het team iets vragen van betrokken organisaties en bij hen eigenaarschap beleggen als de veranderende situatie daarom vraagt, of werkt het in afzondering? En vice versa: is het team in staat om als ambassadeur en diplomaat duidelijk te maken aan betrokken organisaties dat het project niet door vast te houden aan vooraf bepaalde resultaten en aannames, maar juist door ontwikkeling midden in de wereld, daadwerkelijk iets kan betekenen voor samenleving en sector.

Twan Eikelenboom (zelfstandig schrijver en adviseur) schreef dit artikel in opdracht van het Stimuleringsfonds Creatieve Industrie en CLICKNL aan de hand van de reflectieverslagen die de Innovatielabs-projecten met elkaar deelden op de afgeschermde community website en de bevindingen van Innovatielabs-coaches Sophie Heijkoop en Lars Brouwer.